Wie KPS ein Büro plante, das unternehmerisch mitwächst
Die europaweit tätige Unternehmensberatung mit rund 1.000 Mitarbeitenden begleitet große Marken bei der digitalen Transformation. In Dortmund, einem der wichtigsten deutschen Standorte, arbeiten etwa 250 Beschäftigte. Im Jahr 2017 werden die bisherigen Räume zu eng. Vor allem aber fehlt die Flexibilität, die das Unternehmen zunehmend braucht.
KPS denkt aber nicht nur über mehr Platz nach, sondern über Raum, der mit den Anforderungen wächst und sich bei Bedarf neu organisieren lässt. Das Büro soll nicht einfach Arbeitsfläche bieten, sondern Struktur geben. Nicht als Statussymbol, sondern als Teil der Organisation.
Was bedeutet es, ein Büro nicht statisch zu planen?
Am Phoenixsee in Dortmund entsteht ein sechsgeschossiger Neubau mit rund 8.000 Quadratmetern Fläche. Die Planung folgt nicht dem klassischen Modell aus festen Flächen und klaren Abteilungen, sondern der Idee eines offenen Systems. Räume sollen sich an unterschiedliche Nutzungen anpassen lassen. Rückzug und Zusammenarbeit müssen ebenso möglich sein wie spontane Neuordnung.
Die KPS lässt sich bei der Planung und der Abstimmung mit dem Bauherren und Vermieter von einem Partner begleiten, der nicht erst bei der Möbelauswahl einsteigt. projekt k war von Anfang an der Partner auf Augenhöhe – nicht nur bei der Innenraumplanung, sondern auch als Übersetzer unternehmerischer Ziele in bauliche Realität. Von 2017 bis 2019 begleitete projekt k die KPS in den Planungs- und Baurunden, insbesondere zur Klärung von Anforderungen mit dem Vermieter (Freundlieb) und dem Architekturbüro (Kleihues und Kleihues).
So kommen schon frühzeitig Prozesse, Nutzungsszenarien und offene Fragen zur Organisation in die Planungsrunden. projekt k bringt dabei von Anfang an nicht nur planerische Erfahrung ein, sondern vor allem die Fähigkeit, unternehmerische Anforderungen in räumliche Konzepte zu übersetzen. Die Innenraumplanung folgt nicht dem Geschmack, sondern dem Ziel, langfristig handlungsfähig zu bleiben.
Die Investition in die Büroflächen ist spürbar, aber bewusst gewählt. Rund 1,3 Millionen Euro fließen in flexible Glastrennwände, etwa 2,5 Millionen in Möblierung. Auf die geplante Nutzungsdauer verteilt, ergeben sich monatliche Kosten, die deutlich unter einem Prozent der laufenden Betriebskosten liegen. Im Gegenzug erhält das Unternehmen eine Struktur, die dauerhaft Entscheidungen erleichtert.
„Standortwechsel und Erweiterung der Büroflächen wurden durch unser starkes Wachstum notwendig. Vor allem aber sind die neuen Büros Ausdruck unserer offenen Firmenkultur und bieten die Gelegenheit für den intensiven Austausch mit unseren Kunden.“
Uwe Grünewald, Mitglied des Aufsichtsrats der KPS
Ein Konzept bewährt sich im Ernstfall
Mit Beginn der Pandemie ändern sich Arbeitsformen und Kommunikationswege innerhalb weniger Tage. Viele Unternehmen müssen reagieren, umbauen oder improvisieren. KPS kann auf vorhandene Möglichkeiten zurückgreifen. Hybride Zusammenarbeit funktioniert ohne Umstellungen. Abstand und Rückzug lassen sich realisieren, ohne dass neue Konzepte geschrieben werden müssen. Die Räume erweisen sich als belastbar, weil sie nicht für einen Zustand geplant wurden, sondern für Bewegung.
Später kommt es zu einer zweiten Bewährungsprobe. Projekte verschieben sich, Budgets im Handel werden vorsichtiger eingesetzt. In dieser Phase nutzt KPS die Möglichkeit, Teile der Fläche neu zu vergeben. Die apoBank, EY und weitere Unternehmen übernehmen rund 1.600 Quadratmeter auf verschiedenen Etagen, ohne dass an der Struktur des Gebäudes etwas verändert werden muss. Die Räume lassen sich ohne große Baumaßnahmen anpassen. Auch die Glastrennwände und die Möblierung werden übernommen und weiterverwendet. Anpassungen sind kaum nötig. Was in der Planung als Option gedacht war, wird zur konkreten Lösung. Die Fläche bleibt aktiv, die Organisation handlungsfähig.
Qualität, die sich rechnet
Die Investition in hochwertige Möbel und flexible Strukturen zahlt sich auch wirtschaftlich aus. Als sich 2024 Nutzungsschwerpunkte verschieben, verkauft KPS große Teile des noch laufenden Leasingbestands an die neuen Untermieter wie EY weiter – zu einem attraktiven Preis. projekt k begleitet nicht nur die Übergabe, sondern orchestriert auch die Übergabe der Möbel, koordiniert Ergänzungen und vermittelt zwischen den beteiligten Parteien.
Ein bemerkenswerter Effekt: Selbst nach sechs Jahren sind die Möbel von USM und Vitra noch leasingfähig – eine Seltenheit in der Branche, die den Wert qualitativer Planung unterstreicht. Es zeigt sich: Gute Planung beginnt lange vor dem ersten Möbelstück – und wirkt lange über dessen Erstnutzung hinaus.
Räume für dynamische Rahmenbedingungen
Das Dortmunder Büro ist kein Entwurf für eine bestimmte Arbeitsweise. Es ist eine räumliche Grundlage, die dem Unternehmen ermöglicht, flexibel zu bleiben – nicht nur organisatorisch, sondern auch kulturell.
Die KPS selbst nutzt heute den Empfangsbereich und zwei Designcenter im Erdgeschoss sowie im 5. Obergeschoss die Räume für Geschäftsführung, eine Cafeteria mit Außenterrasse und ein kleines Team. Das 4. Obergeschoss wird derzeit noch teilweise von KPS genutzt, während das 1. bis 3. Obergeschoss vollständig an Unternehmen wie die apoBank, EY, Acardo oder Unternehmerkraft untervermietet ist.
Die Entscheidung für eine offene Struktur war Teil einer langfristigen Überlegung: Wie lässt sich eine Umgebung schaffen, die Veränderungen nicht nur aushält, sondern begleitet?
KPS hat sich für Räume entschieden, die nicht Antworten vorgeben, sondern Handlungsspielräume offen lassen. Das ist kein architektonischer Effekt, sondern Teil der Arbeitsweise.
„Flexible Finanzierungsmodelle erlauben kreative Lösungen – sowohl gestalterisch wie unternehmerisch.“
Henry Cohen, Director Finance KPS AG
